FAQ – Perguntas Frequentes

A FEPAF – Fundação de Estudos e Pesquisas Agrícolas e Florestais é uma fundação de direito privado, sem fins lucrativos, que atua no apoio à pesquisa, ensino, extensão, inovação e demais atividades relacionadas às suas finalidades institucionais.

A FEPAF tem como finalidade apoiar e promover atividades de ensino, pesquisa, extensão, desenvolvimento científico e tecnológico, inovação e outras iniciativas relacionadas às áreas de atuação da Fundação.

Não. A FEPAF é uma fundação de direito privado, sem fins lucrativos. Atua, contudo, em parceria com instituições públicas e privadas, observando a legislação aplicável, seus normativos internos e os instrumentos jurídicos firmados.

A FEPAF atua em parceria com a UNESP, especialmente com a Faculdade de Ciências Agronômicas – FCA, apoiando projetos e atividades de interesse institucional. A Fundação possui personalidade jurídica e gestão próprias.

Professores, pesquisadores, instituições de ensino e pesquisa, empresas, órgãos públicos, fornecedores, estudantes, bolsistas e demais interessados que tenham demandas relacionadas às atividades desenvolvidas pela Fundação.

Sim. A FEPAF pode realizar a gestão administrativa e financeira de projetos compatíveis com suas finalidades institucionais, mediante a formalização dos instrumentos jurídicos necessários.

Professores, pesquisadores, instituições, empresas e demais parceiros que tenham interesse em desenvolver projetos que possam ser administrados pela Fundação, observados os requisitos aplicáveis.

O interessado deve encaminhar as informações básicas do projeto, incluindo objeto, plano de trabalho, orçamento, cronograma, parceiros envolvidos e demais documentos necessários para análise e formalização.

Sim. O projeto é submetido à análise administrativa, financeira e jurídica, conforme sua natureza, para verificar a documentação, a viabilidade de execução e a adequação às normas aplicáveis.

Sim. Após a formalização do projeto e observados os procedimentos internos, a Fundação pode realizar pagamentos de despesas previstas no plano de trabalho e devidamente comprovadas.

Dependendo das características do projeto e do instrumento firmado, alterações podem ser realizadas, desde que devidamente justificadas e aprovadas pelas partes responsáveis.

Ao término do projeto, são realizados os procedimentos administrativos e financeiros de encerramento, incluindo a conferência das despesas, documentos, saldos e demais obrigações previstas no instrumento correspondente.

As parcerias são formalizadas por meio do instrumento jurídico adequado à natureza da atividade, podendo envolver contratos, convênios, acordos, termos de parceria, termos aditivos ou outros documentos pertinentes.

A documentação varia conforme a natureza da parceria. De forma geral, podem ser solicitados documentos institucionais, cadastrais, informações do projeto, plano de trabalho, orçamento e documentos dos representantes legais.

Sim. Quando houver necessidade de alteração de prazo, valores, objeto ou outras condições contratuais, poderá ser formalizado termo aditivo, desde que a alteração seja juridicamente e administrativamente possível.

Os documentos são assinados pelos representantes legalmente habilitados da Fundação, de acordo com suas competências e normas internas.

As compras e contratações seguem os procedimentos internos da Fundação e as regras aplicáveis ao respectivo projeto ou recurso, buscando assegurar transparência, economicidade e adequada utilização dos recursos.

Quando exigido pelas normas aplicáveis, devem ser realizadas pesquisas ou cotações de preços para demonstrar a compatibilidade do valor contratado com o mercado.

A responsabilidade pela obtenção das propostas e orçamentos necessários ao processo de contratação deve observar os procedimentos internos da Fundação e as responsabilidades definidas para cada projeto.

A empresa interessada pode encaminhar seus dados cadastrais e informações comerciais à Fundação. O cadastro não garante contratação, que dependerá da necessidade, das características do projeto e dos procedimentos de contratação aplicáveis.

Podem ser solicitados documentos cadastrais, fiscais, bancários, propostas comerciais e outros documentos necessários à análise e formalização da contratação.

O pagamento segue as condições estabelecidas no contrato, pedido ou instrumento de contratação. Eventuais pagamentos antecipados dependem da natureza da contratação e da previsão ou justificativa correspondente.

O prazo de pagamento é aquele estabelecido no respectivo contrato, pedido ou instrumento de contratação, desde que a documentação esteja regular e não existam pendências que impeçam o processamento.

A documentação depende da natureza da despesa, mas normalmente inclui documento fiscal válido, comprovante da contratação e demais documentos necessários para comprovar a realização da despesa.

O reembolso depende da natureza da despesa, de sua previsão no projeto ou atividade e da apresentação dos documentos comprobatórios exigidos pela Fundação.

Sim. A Fundação é ressarcida pela gestão administrativa e financeira dos projetos, em razão dos serviços operacionais, administrativos e de gestão necessários à sua execução, acompanhamento e prestação de contas.

A Nota Fiscal deve ser encaminhada pelo canal indicado pela FEPAF e conter corretamente os dados da Fundação e as informações necessárias para identificação do projeto ou contratação.

Caso sejam identificados erros ou inconsistências, a Nota Fiscal poderá ser devolvida para correção ou substituição antes do processamento do pagamento.

Quando aplicável, a identificação do projeto facilita a correta vinculação da despesa e o processamento financeiro. As orientações específicas devem ser verificadas no momento da contratação.

Sim. Quando previsto no projeto e observado pelo seu Programa Institucional de Bolsas, a Fundação pode operacionalizar o pagamento de bolsas.

A elegibilidade depende das características do projeto, do instrumento firmado e das regras estabelecidas para a respectiva modalidade de bolsa.

A solicitação de bolsa deve ser realizada pelo coordenador do projeto, a quem compete conduzir o processo de seleção do bolsista, observando os critérios e requisitos aplicáveis ao projeto. Após a seleção, o coordenador deverá encaminhar à Fundação a documentação necessária do bolsista, bem como as informações referentes à modalidade, período, valor e demais condições da bolsa, para análise e formalização.

Sim, desde que atendidos os requisitos legais e administrativos aplicáveis ao estágio e haja previsão e autorização para sua realização.

Sim. A Fundação pode contratar colaboradores para atuar em suas atividades ou em projetos administrados pela instituição, observada a legislação trabalhista e os procedimentos internos.

As oportunidades podem ser divulgadas pelos canais institucionais da Fundação ou pelos responsáveis pelos respectivos projetos, conforme a natureza da vaga.

Sim. Além da legislação trabalhista aplicável, os empregados estão sujeitos às normas internas da Fundação e, quando aplicável, às disposições de instrumentos coletivos.

Sim. A Fundação pode apoiar a organização e a gestão administrativa e financeira de eventos compatíveis com suas finalidades institucionais.

Sim. Quando a Fundação estiver responsável pela gestão financeira do evento, poderá realizar o recebimento e o controle dos valores de inscrição, conforme as condições estabelecidas para cada evento.

Sim. A Fundação pode realizar a contratação de espaços, serviços, equipamentos, alimentação, comunicação e outros fornecedores necessários à realização do evento, observados os procedimentos aplicáveis.

Sim. Dependendo da natureza do evento e do instrumento de parceria, a Fundação pode receber e administrar recursos provenientes de patrocínios, observadas as condições previamente estabelecidas.

Após a realização do evento, são realizados os procedimentos de conferência das receitas, despesas e documentos, permitindo o acompanhamento e a demonstração da movimentação financeira relacionada à atividade.

A prestação de contas consiste na organização e apresentação dos documentos que comprovam a execução financeira e física do projeto, conforme as regras estabelecidas no respectivo instrumento.
• Execução financeira: notas fiscais, recibos, comprovantes de pagamento, extratos etc.
• Execução física: comprovação das atividades, entregas e resultados previstos no projeto, como relatórios técnicos, número de participantes, eventos realizados, equipamentos entregues, pesquisas desenvolvidas, publicações, capacitações, metas atingidas etc.

A FEPAF realiza a gestão e organização administrativa e financeira das informações sob sua responsabilidade. As responsabilidades do coordenador, da instituição parceira e da Fundação dependem do instrumento firmado e das regras aplicáveis.

Podem integrar a prestação de contas notas fiscais, recibos, comprovantes de pagamento, contratos, relatórios, documentos de aquisição e outros registros necessários à comprovação das despesas.

Sim. Projetos e recursos administrados pela Fundação podem estar sujeitos a auditorias, fiscalizações, controles internos e externos, conforme sua natureza e as obrigações estabelecidas no respectivo instrumento.

Sim. A Fundação adota procedimentos de controle administrativo, financeiro e documental destinados a promover a adequada gestão dos recursos e o cumprimento das normas aplicáveis.

Os documentos são organizados e armazenados de acordo com os procedimentos internos da Fundação e os prazos legais e contratuais aplicáveis.

O acesso depende da natureza da informação, das responsabilidades dos envolvidos, das obrigações legais e contratuais e das regras de proteção de dados e confidencialidade aplicáveis.

A FEPAF realiza o tratamento de dados pessoais de acordo com a legislação aplicável, especialmente a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD, adotando medidas para proteger as informações sob sua responsabilidade.

Os dados podem ser utilizados para finalidades administrativas, contratuais, financeiras, trabalhistas, acadêmicas, legais e outras necessárias à execução das atividades da Fundação, observadas as bases legais aplicáveis.

As solicitações relacionadas ao tratamento de dados pessoais podem ser encaminhadas pelos canais institucionais disponibilizados pela Fundação.

São as informações relacionadas a uma pessoa natural identificada ou identificável. São informações que permitem a sua identificação, por exemplo, o nome, CPF, endereço, e-mail, telefone, dados bancário, entre outros dados.

Os interessados podem utilizar os canais oficiais de atendimento disponibilizados pela Fundação.

Projetos: informações sobre abertura, execução e encerramento de projetos.
Financeiro: pagamentos, recebimentos, notas fiscais, reembolsos e prestação de contas.
Contratos: elaboração, análise, assinatura e acompanhamento contratual.
Recursos Humanos: empregados, bolsas, estágios e demais assuntos relacionados à gestão de pessoas.
Eventos: inscrições, fornecedores, patrocínios e gestão financeira de eventos.

O acompanhamento deve ser realizado pelo canal ou setor responsável pela demanda. Quando necessário, a FEPAF informará o número ou referência do processo para facilitar o acompanhamento.